People Ops Manager (H/F) - Lisbonne

Vroomly est la seule plateforme digitale tout-en-un qui connecte les garagistes à leurs clients et à leurs fournisseurs.

Avec plus de 6 000 garages actifs , Vroomly s’est imposée comme une référence du secteur en centralisant les outils de gestion administrative, la relation client et la commande de pièces automobiles, via un catalogue de plus de 2,5 millions de références .

Acteur engagé dans la transformation des métiers de l’entretien automobile, Vroomly est animée par une conviction forte : les garagistes sont essentiels à la mobilité et à la liberté de millions de personnes . Notre objectif est de leur fournir des outils simples, efficaces et adaptés à leur quotidien, pour les aider à développer leur activité dans la durée.

Entreprise rentable, Vroomly connaît une forte croissance et accélère son développement à l’international. La société compte aujourd’hui 120 collaborateurs , répartis entre deux pôles complémentaires :

• Paris , où se concentrent le produit, le marketing, les achats et la supply,

• Lisbonne , où les équipes opérations, sales et care accompagnent au quotidien les garages dans leur développement.

Chez Vroomly, vous contribuez à faire évoluer un secteur clé de la mobilité, au sein d’une entreprise en pleine accélération.

Descriptif du poste

Dans le cadre de notre forte croissance à Lisbonne (70 collaborateurs aujourd’hui et 40 recrutements à venir cette année), nous recherchons notre futur.e. HR Ops pour rejoindre notre équipe RH composée de Nelly (CPO); Marie (HR Manager); Sarah (Office Manager); Mélody , Joséphine , Violaine et Kelly (TAS).

Tu rejoindras la Team RH à Lisbonne et auras un rôle clé dans le quotidien de l’entreprise, au cœur de l’expérience collaborateur. Tu seras responsable de la gestion admin, paie, droit social pour nos deux bureaux, ainsi que de la supervision de l’office management à Lisbonne. Pour ce faire, tu reporteras à Nelly (DRH) et manageras Sarah (Office Manager de Lisbonne).

Tes missions

• Admin RH :

  • Assurer ou superviser la gestion admin lors des arrivés et des départs : préparation des contrats, création des dossiers salariés, démarches d’embauche ou de départ pour les stagiaires, alternants, CDD, CDI, freelance des bureaux FR et PT.

  • Gérer et administrer les changements qui peuvent intervenir dans la carrière des salariés

  • Structurer, communiquer et formaliser les process People Ops

• Paie :

  • Préparer et vérifier les paies mensuelles : suivi de process de paie, collecte et saisie des éléments variables de paie. Tu travailleras avec Payfit pour la paie française et avec un cabinet de paie pour la paie portugaise.

  • Suivre les congés payés et les avantages sociaux conformément aux réglementations locales (mutuelle, transport et tickets restaurant).

• Droit social :

  • Suivre les obligations légales relatives à l’employeur (règlement intérieur, taxe apprentissage etc.) en France et au Portugal

  • Gestion de la relation et des obligations avec le CSE

  • Gestion de projets tels que la mise en place d’une charte TT, d’un accord forfait jours, de formations SST et gestes de premiers secours, etc.

  • Assurer une veille juridique

• Centralisation et suivi des data RH :

  • Centraliser et organiser les données liées aux ressources humaines.

  • Assurer la confidentialité et la sécurité des informations RH conformément aux normes de protection des données.

  • Fournir de la data fiable sur les principaux metrics HR via nos SIRH (Hibob, Payfit)

Environnement et outils

• Outils HR Ops : Hibob, Payfit, Swile, Coverflex, Yousign

• Outils internes : Notion, Slack, Google Suite, Excel

• Travail en collaboration avec la finance, le cabinet de paie et les équipes de Vroomly. Tu seras l’interlocuteur.trice principal.e pour toutes les questions concernant les sujets admin et paie des collaborateurs à Paris et au Portugal !

Profil recherché

Tu es notre pépite si:

• Tu as une première expérience réussie en People Ops dans un environnement international,

• Tu es autonome sur les sujets de payroll France et d’administration du personnel, avec une bonne maîtrise des enjeux RH opérationnels

• Tu disposes d’un excellent relationnel et de solides compétences en communication orale et écrite (échanges avec les équipes en interne et les interlocuteurs externes), et idéalement une première expérience en management

• Tu fais preuve de rigueur, d ’ organisation et possède un bon esprit d’analyse et de synthèse

• Tu es à l’aise avec les outils et sujets data: Excel n’a plus de secret pour toi. Tu apprécies travailler sur des projets liés aux outils RH et à l’ optimisation des process .

• Tu maîtrises idéalement des outils comme Hibob, Payfit et Swile

• Niveau d’ anglais professionnel requis; le portugais est un plus

• Tu apprécies les environnements dynamiques , avec une présence de 4 jours par semaine au bureau .

Notre processus de recrutement

1. Appel de présentation avec Charlène (Talent Acquisition Specialist) - 30min

2. Echange de fit avec Nelly (DRH) - 1h

3. Cas pratique avec Marie (HRBP) - 1h

Nos avantages

Une progression rapide dans ta carrière

• Scale-up en forte croissance offrant de réelles opportunités d’évolution

• Formation continue et suivi régulier pour t’accompagner et te permettre de performer

• Objectifs clairs et atteignables, avec des plans de développement adaptés à ton rythme

Une culture transparente et bienveillante

• Une équipe proche, accessible et simple

• Transparence totale, y compris sur les salaires (tous les niveaux, cofondateurs compris)

• Une équipe soudée, honnête et respectueuse, sans blabla inutile

Des avantages qui ont du sens

• 25 jours de congés

• Tickets Restaurant (7€ par jour travaillé)

• Mutuelle prise à 100%

• Un relocation package de 650€ (prime exceptionnelle le 1er mois) + remboursement de tes billets d’avion dans la limite de 200€ (sur présentation d'une facture)

• Prise en charge à 50% de ton titre de transport en commun

• Budget mensuel livres (jusqu'à 12 par an)

• Abonnement à la salle de sport (Urban Sports Club) pris en charge à 100% !

• Vroomnight chaque trimestre + offsite annuel pour renforcer la cohésion